Políticas de privacidad

Introducción

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, FIOREZONAG S.A.S. (en adelante, “la Compañía” o “Le Grand) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades laborales, comerciales y las que se desarrollan a través del sitio web o las redes sociales.

Al interactuar con Le Grand usted como titular de los datos personales autoriza su recolección, uso y tratamiento conforme a lo establecido en la presente política.

Definiciones y Condiciones de Base

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de estos.
Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, en los términos previstos por la presente política, la ley y la autorización del titular.
Acceso Restringido: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. La compañía no hará́ disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas. No obstante, algunos datos personales como la imagen o la identificación en redes sociales podrán ser utilizados, en tanto autorizados, para la elaboración de campañas de marketing publicitario.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá́ ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá́ que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la Compañía una solicitud de reserva, se envía una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.
Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: i) Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos de naturaleza pública; iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de tratamiento, incluyéndose los archivos físicos y electrónicos.
Calidad del Dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá́ ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté́ en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, Le Grand deberá́ abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
Circulación Restringida: Los datos personales solo serán tratados por aquel personal de la Compañía, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por la Compañía para tratarlos.
Confidencialidad: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

Principios Rectores

En el desarrollo, interpretación y aplicación las normas que regulan la protección de datos personales, Le Grand aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados. No obstante, en tanto autorizados, los datos relativos a la imagen y las identificaciones en redes sociales podrán ser utilizados para la realización de campañas publicitarias o de marketing.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. Le Grand se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. Le Grand informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá́ a la supresión de los datos.
Interpretación Integral de los Derechos Constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
Principio de Responsabilidad: Le Grand se compromete a garantizar las medidas razonables de seguridad sobre los datos que le sean confiados, pero no responderá por la filtración de información que provenga de acciones propias del titular o de acciones criminales, que sean responsabilidad exclusiva de terceros.

Tratamiento y Finalidad

El Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política, y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular, así como en lo previsto en la Ley. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de normatividad existente. La presente política contiene los tratamientos de datos personales recopilados a través de distintos medios tanto digitales como físicos, de personas que son clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, o que tienen algún tipo de relación con Le Grand.

Los datos personales recopilados por Le Grand serán utilizados para los siguientes fines:

Gestionar reservas y pedidos realizados en nuestros restaurantes y a través de la página web.
Enviar comunicaciones promocionales sobre productos, servicios, eventos y novedades de la Compañía directamente o a través de terceros que tengan autorización para la transferencia de los datos.
Atender solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes.
Realizar estudios de mercado y análisis estadísticos.
Cumplir con obligaciones legales, fiscales y regulatorias.
Garantizar la seguridad de nuestros clientes y empleados en las instalaciones de los restaurantes.
Toma de fotografías y videos y edición de estos, para utilización posterior en redes sociales y marketing.
Caracterizar ciudadanos y grupos de interés y adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio, atención de clientes, estrategias de mercadeo y posibilidades de contacto.
Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentadas a la Compañía.
Para realizar y elaborar contratos para la prestación de servicios en beneficio de la Empresa.
Para el contacto relativo a eventuales contrataciones de la Empresa como proveedor de bienes y/o servicios o como cliente.
Gestión de relaciones contractuales entre Le Grand y el titular de los datos o la entidad que represente.
Reportar su identidad para efectos del ingreso a establecimientos directos de Le Grand, de clientes y/o usuarios.
Garantizar la veracidad de la información entregada y el contacto.
Promoción de campañas publicitarias y/o de marketing en redes sociales.
Envío y remisión de campañas publicitarias, propuestas o marketing.
Verificación de información personal, pensional, de salud y riesgos laborales ante las entidades correspondientes y en general confirmación de afiliaciones activas e inactivas en las entidades de la Seguridad Social.
Participación en los procesos de selección y contratación de la Compañía.
La clasificación, almacenamiento y archivo de los datos personales para efectos de la revisión, análisis, y registro de la participación en el proceso de selección y/o de contratación, o en escenarios de mercadeo y análisis de datos para fines comerciales o de cualquier otra índole.
La verificación, comparación y evaluación de las competencias laborales y personales.
La verificación, comparación y evaluación de los estudios y formación académica de la persona.
La verificación de veracidad, legalidad y autenticidad de cualquier documento entregado a la Empresa.
Consultar y evaluar toda la información que sobre la persona se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada (dando cumplimiento a las normas de transmisión de datos).
Para contacto de la persona.
Realizar afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social, parafiscales y/o equivalentes y consultar historias laborales en los fondos de pensiones públicos y privados.
Atender requerimientos por parte de las autoridades competentes que soliciten la entrega de datos personales.

Categorías Especiales de Datos

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. También serán entendidos como datos sensibles las historias clínicas, los exámenes de laboratorio y todos los datos relacionados con la salud, que obliga a la protección por parte de las entidades responsables.

Tratamiento de datos sensibles: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Autorización especial de datos personales sensibles: Le Grand podría realizar el tratamiento de datos sensibles acorde con el artículo 6º y 17º de la Ley 1581 de 2021 para su cuyo caso, se restringe el tratamiento de estos datos al personal estrictamente indispensable, atendiendo a los deberes establecidos por la ley. Le Grand informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias los titulares no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

Tratamiento de Datos De Los Niños, Niñas Y Adolescentes: La Entidad asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: i) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; ii) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será́ valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Derechos de los Titulares de los Datos

De acuerdo con la normativa vigente en Colombia, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer los datos personales que Le Grand ha recopilado.
Actualizar y rectificar los datos personales cuando estén desactualizados, inexactos o incompletos.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales.
Solicitar la supresión de los datos personales cuando considere que no se están utilizando conforme a la ley.
Acceder de manera gratuita a los datos personales que han sido objeto de tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Le Grand para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá́ cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.

Para ejercer estos derechos, el titular debe enviar una solicitud escrita al correo privacidad@legrand.com.co o dirigirse a nuestra sede en Bogotá, Colombia.

Procedimiento para la Atención de Consultas y Reclamos

Le Grand dispone de los siguientes canales para la recepción de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales:

Correo electrónico: servicio.cliente@grupolegrand.com
Teléfono: +57 3103595043
Dirección: AC 116 # 15 - 65, Bogotá, Colombia

La solicitud deberá contener al menos los siguientes datos:

Nombre completo del titular.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección de contacto y teléfono.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Le Grand. La Compañía tendrá la obligación a su vez, de suministrar a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará con solicitud previa a los canales antedichos, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta conforme a los criterios anteriormente establecidos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Le Grand estará sujeto a las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que establezcan términos diferentes, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Le Grand el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud que cumpla con los requisitos anteriormente referenciados en el presente capítulo y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Le Grand informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Almacenamiento, Transmisión y Transferencia de Datos

La Compañía almacena los datos personales en servidores seguros que cuentan con medidas de protección técnicas y administrativas adecuadas.

Le Grand podrá́ transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando Le Grand transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá́ cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará: alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y, las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá́ a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas: i) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; ii) A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; iii) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: i) Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan; ii) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales; iii) Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Seguridad de los Datos Personales

Le Grand implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración y destrucción.

Estas medidas incluyen:

Uso de protocolos de seguridad y cifrado de información.
Restricción de acceso a los datos personales a personal autorizado.
Monitoreo continuo de los sistemas de información.

Modificaciones a la Política de Manejo de Datos

Le Grand se reserva el derecho de modificar esta Política de Manejo de Datos en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en nuestro sitio web y entrarán en vigor desde la fecha de su publicación.

Se recomienda a los usuarios revisar periódicamente esta política para estar informados sobre las actualizaciones.

Contacto

Si tiene preguntas o desea obtener más información sobre esta Política de Manejo de Datos, puede comunicarse con nosotros a través de:

Correo electrónico: servicio.cliente@grupolegrand.com
Teléfono: +57 3103595043
Dirección: AC 116 # 15 - 65, Bogotá, Colombia

Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir su publicación y mientras se encuentra disponible para consulta en la página web de Le Grand.

LEGRAND (FIOREZONAG S.A.S.)